Per gli ets la possibilità di riunirsi è in videoconferenza

Il nuovo testo del Decreto legge 18/2020 (cosiddetto “Cura Italia”) ha, da un lato, uniformato la data del 31 ottobre 2020 come termine entro il quale tutti gli enti non profit (e quindi non solo organizzazioni di volontariato, associazioni di promozione sociale e Onlus, come previsto nel testo originario) possono approvare il bilancio; dall’altro, ha esteso le disposizioni previste dall’art.106 per le società alle associazioni e fondazioni, con eccezione di Odv, Aps ed Onlus, generando in tal modo una confusione di cui francamente non si sentiva il bisogno.
Dopo aver affrontato il tema alcune settimane fa (“Non profit: le riunioni degli organi sociali ai tempi del coronavirus”), un articolo del Cantiere terzo settore prova a fare chiarezza anzitutto sulla possibilità di convocare gli organi sociali in questo periodo, oltre che analizzare più nello specifico la situazione per Odv, Aps ed Onlus da una parte, e per tutti gli altri enti non profit dall’altra.
Il (perdurante) divieto di riunire in presenza gli organi sociali
Va subito ribadito che il nuovo DPCM 26 aprile 2020, in continuità con i precedenti, ha anzitutto confermato il divieto di ogni forma di assembramento di persone in luoghi pubblici e privati (art.1, c.1, lett. d), così come la sospensione delle manifestazioni organizzate, degli eventi e degli spettacoli di qualsiasi natura con la presenza di pubblico, svolti in luogo pubblico o privato (art.1, c.1, lett. i). È stata inoltre differita almeno fino al 17 maggio (termine di efficacia del Decreto) ogni altra attività convegnistica o congressuale (art.1, c.1, lett. s).
Da tali disposizioni è evidente come ad oggi gli enti non profit non possano riunire gli organi sociali (assemblea, consiglio direttivo o di amministrazione, organo di controllo, altri organi) nella modalità consueta, quella cioè che prevede la partecipazione fisica degli individui.
Tale divieto, che ha come base una causa di forza maggiore, vale quantomeno sino al 17 maggio, termine di efficacia del DPCM 26 aprile 2020, salvo ulteriori proroghe, le quali sembrano comunque più che probabili.
La possibilità di riunire gli organi sociali in videoconferenza
Il Decreto “Cura Italia” ha previsto (all’art.73, c.4) per le associazioni (sia riconosciute che non riconosciute) e le fondazioni la facoltà di riunire gli organi sociali in videoconferenza, anche qualora tale modalità non sia espressamente contemplata nello statuto: e ciò è possibile fino al 31 luglio 2020 (termine dello stato di emergenza dichiarato dal Governo, salvo ulteriori proroghe). Gli enti che invece hanno disciplinato nel proprio statuto tale modalità di riunione la potranno ovviamente utilizzare anche dopo il termine del 31 luglio.
Tale disposizione si applica quindi a tutti gli enti non profit, indipendentemente dal fatto che essi siano anche enti del Terzo settore (e quindi, ad oggi, Odv, Aps ed Onlus); anche se letteralmente si fa riferimento solo ad associazioni e fondazioni, sembra che la disposizione si possa estendere per interpretazione analogica anche ai comitati.
Affinché una riunione in videoconferenza sia valida, devono essere fissati in anticipo criteri di trasparenza e di tracciabilità, al fine di:
 

• rendere noti a tutti i partecipanti i diversi punti all’ordine del giorno della riunione, mettendo a disposizione la relativa documentazione;
• permettere al presidente dell’organo di accertare la regolarità della costituzione della riunione, identificando in modo certo i partecipanti, oltre che di regolare lo svolgimento dell’adunanza e di constatare i risultati delle votazioni;
• permettere ad ogni partecipante di poter seguire in modo adeguato la discussione, intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti e alla votazione (principio di simultaneità);
• informare i partecipanti dello strumento scelto per realizzare la riunione in videoconferenza (ad esempio skype, hangout, zoom, ecc.), e delle modalità con cui potervi accedere.

Tutte queste informazioni devono essere rese note in modo dettagliato nella convocazione dell’organo, al fine di consentire la partecipazione effettiva di tutti i componenti. Una volta riunito l’organo, dovranno ovviamente essere rispettati gli ordinari quorum costitutivi e deliberativi previsti dallo statuto.
La riunione in videoconferenza è sicuramente una possibilità importante che il legislatore ha ammesso per gli enti non profit che ad oggi non la contemplano nel loro statuto (e la cui previsione appare più che opportuno inserire in occasione del prossimo adeguamento o modifica statutaria), ma è necessario che tali riunioni avvengano nel massimo rispetto dei criteri di trasparenza e tracciabilità previsti dalla legge. Qualora ciò non sia possibile gli enti non profit sono legittimati, a nostro giudizio per una causa di forza maggiore sulla base del DPCM 26 aprile 2020 (e di quelli, eventualmente, successivi), a rinviare la riunione in presenza a data da destinarsi, aspettando la fine della situazione emergenziale: ciò al fine di tutelare il fondamentale diritto ad un’effettiva ed informata partecipazione dei consociati.
Qualora un ente non profit opti per il rinvio della riunione di un organo sociale (ad esempio dell’assemblea), dovrà ovviamente informarne tutti componenti, giustificando il mancato utilizzo della videoconferenza con ragioni di difficoltà (tecniche o di altro tipo), tali da non poter garantire una piena partecipazione degli intervenuti.
Le modifiche apportate dalla Legge di conversione del “Cura Italia”
Il testo definitivo del “Cura Italia” ha esteso il termine di approvazione dei bilanci al 31 ottobre 2020 per tutti gli enti non profit (associazioni, fondazioni e comitati) e in generale a tutti gli enti non commerciali; il testo precedente prevedeva tale proroga solo per le Odv, le Aps e le Onlus.
Qualora tali soggetti siano tenuti, per legge o per statuto, ad approvare il bilancio di esercizio (ed, eventualmente, anche il bilancio sociale) entro il periodo che va dal 1° febbraio al 31 luglio 2020, possono derogare a tali disposizioni, posticipando l’approvazione del bilancio fino al 31 ottobre 2020.
A tale positiva estensione se ne è aggiunta un’altra, di segno opposto: il nuovo comma 8-bis dell’art.106 del Decreto ha disposto l’applicazione delle disposizioni in esso contenute, relative allo svolgimento delle assemblee delle società, ad associazioni e fondazioni con l’espressa eccezione di Odv, Aps ed Onlus. Anche qui, come in precedenza, la disposizione sembra potersi applicare per analogia anche ai comitati.
Fra tali disposizioni vi è la possibilità di convocare l’assemblea ordinaria entro 180 giorni (anziché 120) dalla chiusura dell’esercizio sociale (cioè il 29 giugno, per i molti enti che hanno l’esercizio coincidente con l’anno solare) per deliberare in merito all’approvazione del bilancio: a nostro avviso, il richiamo che l’art.106, c.1 del “Cura Italia” opera agli articoli 2364, c.2 e 2478-bis del Codice civile riguarda infatti solo l’approvazione del bilancio e non anche altre delibere dell’assemblea ordinaria. Se questo è vero, tale disposizione appare avere un significato pratico pressoché nullo visto che, come detto in precedenza, l’art.35, c.3-ter del nuovo “Cura Italia” ha disposto la proroga per l’approvazione del bilancio per tutti gli enti non profit al 31 ottobre 2020, quindi ben più in là del 29 giugno.
Per effetto dell’estensione prevista dall’art.106, c.8-bis alla normativa sulle società, gli enti non profit (diversi da Odv, Aps ed Onlus) hanno comunque la facoltà di utilizzare nelle assemblee (sia ordinarie che straordinarie) tenute in forma telematica (possibili anche qualora non siano previste nello statuto e, in tal caso, convocabili entro il 31 luglio 2020) strumenti più ampi rispetto a quelli previsti dall’art.73, c.4 del Decreto (che si applica anche ad Odv, Aps ed Onlus), quali il voto elettronico o per corrispondenza, oppure il voto tramite consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.
L’aggiunta del comma 8-bis all’art.106 rappresenta probabilmente una svista del legislatore dovuta alla difficoltà di coordinare i moltissimi emendamenti presentati al testo del Decreto; nondimeno, la differenza di trattamento che comunque ne risulta fra gli enti non profit in generale, da un lato, e Odv, Aps ed Onlus dall’altro, appare senz’altro ingiustificata e priva di fondamento. Sarebbe quindi opportuno, qualora possibile, sopprimere tale disposizione oppure estenderne la portata anche ad Odv, Aps ed Onlus.
La situazione per Odv, Aps ed Onlus
Proviamo a delineare il quadro che risulta dalla nuova normativa, partendo dalle Odv, Aps ed Onlus, e chiarendo su quali basi normative sia possibile rinviare le riunioni in presenza degli organi sociali (in particolare dell’assemblea), in relazione ai diversi adempimenti in scadenza in questo periodo.
Per quanto riguarda l’approvazione dei bilanci (di esercizio e/o sociale), il cui termine per legge o per statuto cade nel periodo 1° febbraio-31 luglio 2020, l’assemblea in presenza può come detto essere rinviata a data da destinarsi per causa di forza maggiore sulla base del DPCM 26 aprile 2020 (e di quelli, eventualmente, successivi) e contando sul fatto che l’art.35, c.3 del Decreto “Cura Italia” ne sposta comunque il termine per l’approvazione fino al 31 ottobre 2020.
Per quanto riguarda le altre delibere di competenza dell’organo assembleare in scadenza in questo periodo (quale potrebbe essere, ad esempio, l’elezione degli organi sociali), le riunioni in presenza sono rinviate sempre per causa di forza maggiore sulla base del DPCM 26 aprile 2020 (e di quelli, eventualmente, successivi) a data da destinarsi, fino alla fine della situazione emergenziale. Per tali adempimenti non è stato però posto un termine “finale”, come è stato fatto invece per i bilanci: sembra quindi che l’ente dovrà convocare l’assemblea senza ritardo una volta conclusa la situazione di emergenza.
Si ricorda che Odv, Aps ed Onlus sono chiamate a modificare i loro statuti per adeguarsi alla Riforma del Terzo settore: in tal senso, il “Cura Italia” ha prorogato al 31 ottobre 2020 il termine per effettuare tale modifica con la procedura semplificata (utilizzando cioè le maggioranze previste per l’assemblea ordinaria).
Le Odv, le Aps e le Onlus hanno come visto la facoltà (ex art.73, c.4 del Decreto “Cura Italia”) di riunirsi in videoconferenza (anche qualora lo statuto non preveda tale modalità e, in tal caso, fino al 31 luglio 2020), nel rispetto dei criteri di trasparenza e tracciabilità analizzati in precedenza.
La situazione per gli altri enti non profit
Agli altri enti non profit si applicano disposizioni in parte uguali e in parte diverse rispetto ad Odv, Aps ed Onlus.
Per l’approvazione dei bilanci in scadenza al 31 luglio 2020, il termine del 31 ottobre 2020 è stato esteso a tutti gli enti non profit (associazioni, fondazioni, comitati) e in generale a tutti gli enti non commerciali: tutti questi possono quindi rinviare l’assemblea in presenza per causa di forza maggiore sulla base del DPCM 26 aprile 2020 (e di quelli, eventualmente, successivi), avendo l’ulteriore base normativa del nuovo art.35, c.3-ter del Decreto “Cura Italia”.
Per quanto riguarda le altre delibere assembleari in scadenza in questo periodo (quali, ad esempio, l’elezione degli organi sociali), le riunioni in presenza sono rinviate sempre per causa di forza maggiore sulla base del DPCM 26 aprile 2020 (e di quelli, eventualmente, successivi) a data da destinarsi. Non è stato posto un termine “finale” per l’assunzione di tali delibere: se ne ricava che l’ente dovrà convocare l’assemblea senza ritardo una volta conclusa la situazione di emergenza.
Gli enti non profit hanno anch’essi come visto la possibilità (ex art.73, c.4 del Decreto “Cura Italia”) di riunirsi in videoconferenza (anche qualora lo statuto non preveda tale modalità e, in tal caso, fino al 31 luglio 2020), nel rispetto dei criteri di trasparenza ed accessibilità; hanno inoltre la facoltà di utilizzare nelle riunioni telematiche strumenti più ampi rispetto a quelli previsti per le Odv, le Aps e le Onlus, quali il voto elettronico o per corrispondenza, oppure il voto tramite consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto (art.106, c.8-bis).